Les Tips du lundi : Savoir-Faire du Management par la communication.


Une communication planifiée

Pour être efficace, la communication doit être orale. « Les salariés se plaignent souvent de la multiplication des e-mails, envoyés pour tout et pour rien, note Agnès de Framond. La sur-communication écrite ne remplace par l’échange oral. » Formel, le support écrit permet de faire passer rapidement un message au plus grand nombre mais il n’influera pas sur la motivation des collaborateurs.

Comm Interne

Des rendez-vous collectifs…

« Fixer un cadre à ces échanges libère le collaborateur comme le manager »

Les échanges oraux doivent être réguliers et organisés. Ils peuvent être collectifs. « Même s’ils sont difficiles à mettre en place, les rendez-vous d’équipe sont souvent bien perçus par les collaborateurs car ils permettent que tous soient au courant des mêmes choses. » Ils sont adaptés dans une logique d’information descendante (annonce de résultats, de nouveaux procédés…) mais doivent également être l’occasion d’un partage de connaissances, de réflexions et d’avis. Le retour d’expérience d’une personne qui a réussi un projet peut aussi être intéressant et générateur de motivation.

… mais aussi individuels

Le rendez-vous collectif ne se suffit pas à lui-même. « Des entretiens en face-à-face réguliers, même brefs, sont la clef d’une communication managériale efficace », précise la formatrice. Le rythme dépend de l’organisation, de l’activité et de la taille de l’équipe mais il doit en tout cas être planifié. Structurer les échanges permet en outre de mieux les recenser a posteriori et de mieux distinguer avec quel salarié il y a déficit de communication.

Le collaborateur apprend à distinguer ce qui est urgent de ce qui peut attendre le rendez-vous, dérangeant ainsi moins son manager. Il aura en même temps l’assurance de disposer d’une oreille vraiment attentive à ses problèmes. « J’entends souvent les managers me dire : ‘Ma porte est toujours ouverte’, mais ce n’est pas une bonne solution, explique Agnès de Framond. Au contraire, fixer un cadre à ces échanges libère le collaborateur comme le manager. » Moins dérangé, ce dernier n’est pas non plus obligatoirement perdant en termes de temps.

Une communication qualitative

Beaucoup des managers que je rencontre ne communiquent que pour dire ce qui ne va pas et pour réprimander », témoigne Agnès de Framond. Au-delà de leur caractère démotivant, de tels échanges ne répondent pas aux besoins des salariés.

Donner du sens au travail de son équipe

« Les collaborateurs sont surtout demandeurs de repères, d’indicateurs leur permettant de savoir où se situe leur équipe à l’intérieur de l’entreprise et où ils se situent eux-mêmes par rapport à l’équipe », explique la formatrice. Communiquer avec ses propres mots sur l’avancement du projet, sur les objectifs fixés, sur les difficultés rencontrées et la manière dont elles ont été résolues est un rôle essentiel du manager de proximité. « Donner du sens à ce qui est demandé, en replaçant le travail dans son contexte et en explicitant les finalités, est un fort élément de motivation. »

« L’être humain préfère un signe de reconnaissance, même négatif, plutôt que l’ignorance »

Manifester un signe de reconnaissance à chaque collaborateur

Pas question pour autant de ne communiquer que sur les points positifs. « Les encouragements et les félicitations sont importantes mais il faut également faire des retours négatifs si nécessaire », précise Agnès de Framond. L’important est de montrer au collaborateur qu’on le prend en considération. « L’être humain préfère un signe de reconnaissance, même négatif, plutôt que l’ignorance. »

Une communication individualisée

Pour que sa communication fasse mouche, le manager de proximité doit l’adapter à son public. « On a souvent du mal à communiquer avec des personnes très différentes de soi », fait remarquer Agnès de Framond. La première étape est donc d’apprendre à bien connaître ses collaborateurs.

Adapter sa communication à la personnalité de chacun

La Process Com est un outil qui permet d’analyser le type de personnalité d’un collaborateur et de savoir comment l’aborder, en allant au-delà des jugements et des opinions à l’emporte-pièce », rappelle la formatrice (Lire l’article sur la Process Com).

Ce travail en amont permet ensuite de trouver les mots justes lors des échanges au quotidien. « Par exemple, tous les collaborateurs n’auront pas les mêmes sources de motivation. Les uns seront sensibles à des retours du type ‘C’est agréable de travailler avec toi’ quand d’autres trouveront plus crédibles des compliments sur leurs résultats. D’autres encore préfèreront être reconnus pour les idées, les avis qu’ils auront apportés. »

Ne pas se limiter à la communication informelle

Cette communication individualisée doit néanmoins garder un côté formel pour rester efficace. En effet, des lieux et des moments permettent d’instaurer une communication plus informelle, comme devant la machine à café ou à l’heure de la pause déjeuner. Mais ce n’est pas l’occasion, ni pour les collaborateurs, ni pour le manager, d’aborder les sujets importants.

« Ce type d’échange, s’il contribue à la convivialité, ne peut pas se substituer à la communication planifiée et formelle. De même, un manager qui pense qu’il suffit de passer dans les bureaux pour communiquer se trompe : il crée essentiellement du lien. » Or la convivialité sert la motivation mais ne s’y substitue pas.

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